协作规范

如果不是放松约束，你都不知道自己能有多懒。在家办公，相比于办公室会有很多便利，但缺乏约束，很多不够自律的人，往往在这时候就成为猪队友，拉低整个团队的工作效率。所以，即使在家办公，也要有一个协作规范：

1、快速进入工作状态

远程办公，最难的是启动一天的工作。只要早上找了借口拖延偷懒，那么，一天就一定会找出无数借口来偷懒，且一定会蔓延 2 天、3 天甚至一周。

所以，如何快速启动自己一天的工作是重点。这是与写字楼上班最不一样的地方。写字楼上班，路上的时间，其实帮你启动大脑，逐步进入工作状态了。那么，在家办公，应该怎么做？

另外，最好确定一个固定的办公地点，若时而在客厅，时而在厨房，时而在卧室，你可能会觉得这样很自由，状态很好，但是，每一次环境的变化，大脑都需要一点时间来重新启动以进入状态，很难专注。

2、预留整块工作时间

远程办公优点很多，容易产生心流，容易节省出更多时间，容易更有创意。前提是你不断在创作，以及，不能时常被打扰。所以，要提前与家人、孩子沟通清楚，给自己留出大块工作时间。比如，可以这么安排：

1）早上 9 点到 10 点用于内部开会、启动状态。2）10 点到 12 点用于创作、写文档、思考、整理。3）下午 2 点到下午 6 点，以与第三方联系为主。

当然，可以根据自己的实际情况进行调整。同时，你也可以通过锁门、戴耳机，为自己制造一个隔离环境，避免自己频繁离开工作岗位。

3、明确响应和反馈时间

相比线下办公，远程办公的一个明显缺点就是，对信息的响应会延迟，所以，对事情的沟通时间会延长，反馈时间的不确定也容易增加焦虑。

解决方法是，所有成员要明确响应的时间。

比如，阿里巴巴远程协作就有这样的要求：「每天两次打卡，增加每天晨会和日报，工作时间要求 10 分钟内必须响应钉钉，其他时间必须 30 分钟响应。」

当然，也不要矫枉过正，响应时间并非越快越好，而是根据实际工作预留缓冲时间，否则时刻关注信息，也容易增加焦虑，消耗认知资源。

另一个解决方法就是，少用文字。

文字会格外浪费时间，一般来说，文字沟通是电话沟通、视频沟通的三倍甚至十倍以上的沟通时间。绝大多数时候，远程办公，电话沟通三分钟说清楚的事情，所以，如果条件许可，建议以视频电话会议、一对一电话为主。

此外，对项目的反馈，周期也要快一些，如果以前你的团队是以月为单位反馈的，远程办公时可以改为以天、周为单位反馈，项目周期也尽可能缩短。

4、明确工作目标与任务

远程协作沟通、监管的缺陷，可能会让团队成员对目标与任务认识模糊。所以，要提高协作效率，需要负责人能统筹安排，各成员在任务分配、接收上，有清晰认识。

明确工作任务，需要：1）任务描述清晰；2）明确起始时间；3）明确负责人及成员；4）明确要达成的结果。

你可以每天组织视频早会，团队成员在会上确定自己一天的工作重点。但需要注意会议时间不要过长，最好控制在 40 分钟内，会议时间过长，大家的注意力容易分散，效率也会降低。你可能会说，40 分钟真的无法完全解决问题达成共识啊，那么建议你另行约定时间，针对具体问题再做讨论。

对个人来说，务必给自己定目标，明确近期的工作重点、应该完成的目标。远程办公有时可能会让你没有存在感，仿佛被团队遗忘、忽略了，要调整好心态，主动沟通反馈。

另外，借助工具进行任务管理也很重要，比如开智就利用 TAPD 对所有工作任务跟进，每个成员会随时将自己的任务进度、计划记录其中。

这也是远程协同文化很不一样的地方。因为面对面沟通，一些任务快速处理了就处理了，但远程工作，大家都是异步。所以务必记录下你收到的工作任务，一旦完成，或者因为某种原因，该任务被废弃，也要记得更新进展。

5、 借助榜样力量

一个团队中，总有一些同事会更适合远程办公，比如开智团队，这样的同事往往带有这些气质：1）自律，时间观念很强；2）有多家公司职务磨炼的经历；3）有一项略与工作相关的爱好。

上一周的远程办公，我们就邀请了 2 位远程办公经验足、绩效好的同事做了分享，讲远程办公的小技巧、踩过坑、工具的应用等。如果你的公司缺乏远程办公经验，没有这样的榜样，可以从其它公司邀请合适的人来分享。

再与你分享开智一个比较好的做法，每隔一个季度或半年，我们会邀请远程办公的同事来京，集体办公两周到六周不等。除了可以快速培训技能，还能具身感受公司文化，增强信任。当然，短期内无法实现，日后可参考。

信息与信任

信息

如果你是在团队负责运营，是否曾碰到这样的问题：一个活动海报正准备发出，突然发现有点小问题，这时已是晚上，设计师早已下班，你给他打电话，却没有接听，该怎么办？

这就引入了一个信息流通的问题。以上案例，理想的解决方案是，组织设计时，你是否考虑了信息流通的走向。

比如，团队中的所有文档，是否有一个固定存放的地方。并且所有的设计源文件，是否相关负责人都是实时同步在上面？如果在组织设计伊始，考虑到这些细节，碰到以上问题，下载设计师的源文件，自己修改即可。

这时你可能会说，组织的设计不是我能决定的，或者不能短时间搞定，那么，想一想，一般企业内部的信息流通，处理流程是怎么样的？比如：

1、视频会议、电话沟通、面对面沟通，与第三方沟通，讨论清楚很多需求；

2、重要会议写个备忘录，存在 TAPD 中的文档模块；不重要的会议，直接跳过这个环节。

3、无论是重要还是不重要的会议，都会讨论出很多工作任务，写在你所在的项目看板中。如果是跨项目的，或者难以厘清归属哪个项目的，另创看板。

细节方面，可以这么做：

1、把文件/资料存放在云盘，方便团队成员查找、调用；

2、不用本地文档，改用在线编辑的工具，方便团队成员一起查看、编辑；

3、重要会议或沟通写备忘录，确保信息对称，方便追溯。

信任

信任的打造，需要形成好的企业文化。

首先你要找对人，人不对，文化就不对；文化不对，事就不会对。找什么样的人？开智招募人才，最看重：内在动机 + 基础技能 + 价值观。具体可以看阳志平：安人元范这篇文章。

你可能会说，无论什么时候，企业都想找这类人，但是，远程协作，简直只能找这类人，否则你团队的工作效率会被生生拉低好几档。就像 Amazon 的 Bezos 说的，「我宁愿面 50 个人一个人都招不到，我也不愿意降低我的面试标准」。

说到这里，你可能会说，以上打造信任的方法需要一个长期的过程，也不容易实现，解决不了近忧，那么，短期来看，你可以这么做：

1、露脸沟通。

比如开智第一天上班，全体员工开视频会议，只有寥寥几个人开了视频，会后阳老板立刻规定，以后视频会议，所有人必须开视频，要看到脸。为什么？听到声音，信息就被传递了呀。

其实这也是打造信任的一种方法。打开视频，看到大家的脸庞，你的神经会模拟现场的场景，感受对方的存在，你会觉得，非常时期，你不是孤军奋战，而是与团队并肩作战。

此外，众目睽睽，你必须专注在会议上，也不大好意思开小差是吧。如果你是会议主持人，也不会讲着讲着对方毫无动静，要么怀疑自己只是对着空气说话，要么怀疑自己网络设备出了问题。

2、信息透明，对结果负责。

如果你的团队之前没有尝试过远程工作，那么，员工与管理者之间就很容易产生不信任感，员工怀疑领导总是挖空心思监督自己；领导也会怀疑员工无时无刻不想偷懒。

解决方法，可以像前面时候说的，借助如 TAPD 这类工具，实现任务公开、信息透明。

作为员工，你做好本日、本周的任务，记录好进度、完成度，并及时汇报；作为领导，你只需关心员工当日、当周任务完成度，而无需了解他每一刻的动态。

使用 TAPD 记录时，建议你将任务尽量拆细一些，文字写少一些。一个看板中的一条任务，只写一件事。什么叫做一件事？符合 5w1h 原则的，谁、在什么地方，与谁，用什么方式，完成什么结果。

这里还想说一点，有些公司可能会要求员工每天写日报，但开智并不提倡这种做法。写日报这种东西，不太人性。它也是一个容易混乱公司信息流的东西，不建议维护。日报的颗粒度太大了，可以改用颗粒度更小的：「看板」中的「每周工作计划看板」来维护。每天将自己完成的核心工作任务，做好记录即可。

不过，我们还是有同事会写，总而言之，大的方向不提倡，具体地，看需要。

如果你在开智工作或实习过，那么，对「对结果负责」这句话一定不会陌生。目标导向、结果导向，摒弃形式主义，这会促使你学着调动一切资源，关注任务的结果，不会仅仅用「我尽力了」来敷衍。对管理者来说，结果 OK，又何需执着员工的每一个过程。

最后，祝你在非常时期，逢山开路，遇河搭桥，柳暗花明，豁然开朗。